Czym jest książka budowlana obiektu i w jaki sposób należy ją prowadzić?

Sporządzaniu, gromadzeniu i przechowywaniu dokumentów obiektu budowlanego poświęcone są zapisy umieszczone w ustawie Prawo budowlane oraz w rozporządzeniu dotyczącym eksploatacji budynków mieszkalnych. Należy przy tym zauważyć, że ustawa zobowiązuje do zgromadzenia i przekazania dokumentów właścicielowi lub zarządcy obiektu inwestora, nie wspominając przy tym o wykonawcy. Jest to skutek braku logiki w określaniu uczestników procesu inwestycyjnego. W ustawie w art. 17 zapisano, że uczestnikami procesu budowlanego, w rozumieniu ustawy, są:

• inwestor,
• inspektor nadzoru inwestorskiego,
• projektant,
• kierownik budowy lub kierownik robót.

Jak widać, brak na tej liście wykonawcy robót, który w praktyce zawiera umowę z inwestorem i odpowiada za realizację obiektu oraz sporządzenie i przekazanie inwestorowi wszystkich związanych z budową dokumentów. Brak uznania wykonawcy za uczestnika procesu budowlanego skutkuje całym szeregiem dalszych nielogicznych zapisów, ale temat ten wykracza poza ramy niniejszego tekstu.

Ustawa w art. 60 nakazuje inwestorowi, aby oddając do użytkowania obiekt budowlany, przekazał jednocześnie właścicielowi lub zarządcy obiektu dokumentację budowy, dokumentację powykonawczą i wszystkie inne związane z obiektem dokumenty. Nie wymienia przy tym książki obiektu budowlanego, ponieważ zakłada ją właściciel lub użytkownik. Natomiast zgodnie z treścią ustępu 3 w art. 64 do książki tej należy dołączać protokoły z wszystkich przeprowadzonych w obiekcie kontroli stanu technicznego, m.in. systemów wentylacji i ogrzewania. Obowiązek prowadzenia książki obiektu zgodnie z ustępem 1 w art. 64 ciąży na właścicielach i zarządcach obiektów budowlanych. W książce tej zapisuje się wszystkie informacje dotyczące budynku od chwili przekazania do użytkowania do końca eksploatacji.

Także w rozporządzeniu dotyczącym eksploatacji budynków mieszkalnych znajdują się zapisy dotyczące książki obiektu budowlanego. W § 3 pkt 5 podano definicję dokumentacji użytkowania budynku mieszkalnego. Jest nią dokumentacja odbioru budynku wraz z książką obiektu budowlanego. Zgodnie z zapisem zawartym w § 9 dokumentacja użytkowania budynku powinna być systematycznie gromadzona i przechowywana przez okres istnienia budynku.

Z obowiązku prowadzenia książki obiektu budowlanego w myśl zapisu zawartego w ustępie 2 tego samego artykułu są zwolnieni właściciele i zarządcy wielu niewielkich obiektów wymienionych w ustępie 1 art. 29, ale także wbrew zdrowemu rozsądkowi jednorodzinnych budynków mieszkalnych.

Współcześnie wznoszone jednorodzinne budynki mieszkalne wyposażane są często w rozbudowane instalacje. Wymagają więc starannej eksploatacji. Brak książki obiektu bardzo taką eksploatację utrudnia. Wprawdzie prowadzenie książki może być dla przeciętnego właściciela trochę trudne, ale zawsze można skorzystać z pomocy specjalisty. Wzór książki obiektu i zasady jej prowadzenia określa stosowne rozporządzenie.

Książka obiektu budowlanego stanowi jego paszport, a jednocześnie starannie prowadzona zawiera nieocenione informacje przydatne przez lata użytkowania budynku. Zgodnie z wymienionym rozporządzeniem książka powinna być założona w dniu przekazania obiektu do użytkowania i prowadzona systematycznie przez cały okres istnienia budynku. Książka powinna mieć format A4 i zabezpieczone przed usunięciem lub wymianą ponumerowane strony.

W książce umieszcza się następujące dane:

datę założenia książki,

rodzaj obiektu i jego adres,

• imię i nazwisko właściciela (ew. zarządcy),
• numer i datę sporządzenia protokółu odbioru budynku,
• dane dotyczące pozwolenia na użytkowanie budynku – nazwę organu, który je wydał oraz datę i nr dokumentu,
• ewentualny wpis o zmianie właściciela budynku,
• ogólne informacje o obiekcie,
• wykaz dokumentacji powykonawczej,
• dane o przeprowadzanych remontach i ewentualnej przebudowie lub rozbudowie budynku.

Załącznikiem do książki powinien być plan zagospodarowania działki z uwidocznionymi wszystkimi sieciami zewnętrznymi.

Wpisy do książki powinny być:

• dokonywane w dniu zaistnienia okoliczności,
• zawierać dane identyfikujące dokument będący przedmiotem wpisu, określać ważne ustalenia w nim zawarte oraz dane osoby, która dokument wystawiła,
• wpisy w książce powinny być wykonywane starannie, a przede wszystkim czytelnie,
• wpisy mogą być dokonywane tylko przez właściciela lub zarządcę obiektu albo osobę upoważnioną przez właściciela lub zarządcę,
• wpisy błędne powinny być przekreślone wyraźnie pojedynczą linią oraz opatrzone datą i podpisem osoby dokonującej zmiany; błędnych wpisów nie wolno zamalowywać, wydrapywać lub zaklejać.

Książka obiektu budowlanego powinna być przechowywana przez właściciela, zarządcę lub użytkownika obiektu. Rozporządzenie stanowi, że można również zlecić prowadzenie książki wyspecjalizowanej osobie trzeciej.

Według wzoru zawartego w rozporządzeniu na pierwszej stronie książki (nie licząc okładki) powinien znajdować się spis treści z odnośnikami do poszczególnych stron. Dalsza treść podzielona jest na jedenaście następujących części ponumerowanych liczbami rzymskimi:

I – Wykaz osób upoważnionych do dokonywania wpisów. Może to być właściciel lub zarządca, względnie użytkownik obiektu. Może to być również upoważniona osoba trzecia, np. specjalista, któremu zlecono prowadzenie książki. W każdym przypadku w książce obok nazwiska podaje się okres, w jakim dana osoba ma prawo dokonywania wpisów.

II – Dane identyfikacyjne obiektu. Należy wpisać nazwę obiektu, jego funkcję (np. wielorodzinny budynek mieszkalny, biurowiec itp.) oraz rok zakończenia budowy (właściwie powinien to być rok przekazania do użytkowania), a także adres obiektu (kod, nazwa miejscowości i gminy, ulica i nr posesji). Ponadto jako informacje o obiekcie należy wpisać dane właściciela obiektu i jego zarządcy (nazwisko lub nazwa firmy oraz adres i numer telefonu kontaktowego). W tym samym miejscu podaje się ewentualne zmiany właściciela lub zarządcy. W tej części należy podać ponadto numer księgi wieczystej i dane sądu, w którym księga się znajduje, numer ewidencyjny gruntów, na których obiekt się znajduje oraz nr i datę protokołu odbioru obiektu, datę i numer pozwolenia na użytkowanie, a także nazwę organu, który wydał to pozwolenie.

III – Spis dokumentacji (właściwie powinno być dokumentów) dołączonej do książki obiektu. Dla każdego dokumentu należy podać liczbę stron oraz datę doręczenia. Każdą pozycję należy opatrzyć podpisem. Na wstępie należy wpisać pozwolenie na budowę, dokumentację budowy, dokumentację powykonawczą, protokół odbioru, pozwolenie na użytkowanie i instrukcję eksploatacji obiektu (opcja). Następne pozycje przeznaczone są na zamieszczanie danych dotyczących protokołów badań okresowych i protokołów innych zdarzeń związanych z eksploatacją obiektu, łącznie z pozwoleniem na zmianę sposobu użytkowania.

IV – Dane techniczne charakteryzujące obiekt. W tej części należy umieścić dane zaczerpnięte z dokumentacji obiektu.

V – Plan sytuacyjny obiektu. Należy załączyć plan sytuacyjny z zaznaczonymi granicami nieruchomości oraz punktami połączeń z sieciami zewnętrznymi, np. wod-kan, elektryczną, cieplną itp., w których umieszczono aparaturę umożliwiającą odcięcie dopływu dostarczanego czynnika. W przypadku sieci elektrycznej jest to pożarowy wyłącznik prądu.

VI – Wykaz protokołów okresowych kontroli stanu technicznego obiektu. W tej części rejestruje się kontrole przeprowadzane co najmniej raz do roku, podając datę kontroli i numer protokołu oraz zakres zaleconych robót remontowych i datę ich wykonania. Zgodnie z ust. 1 pkt art. 62 ustawy [1] dotyczy to:

a) elementów budynku, budowli i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu (np. elementy zewnętrznej ochrony odgromowej),

b) instalacji i urządzeń służących ochronie środowiska,

c) instalacji gazowych oraz przewodów kominowych (dymowych, spalinowych i wentylacyjnych);

VII – Wykaz protokołów okresowych kontroli stanu technicznego i przydatności do użytkowania obiektu. W części tej rejestruje się protokoły z kontroli przeprowadzanych w odstępach pięcioletnich. Zgodnie z ustępem 1 pkt 2 art. 62 ustawy tego typu kontrola powinna dotyczyć estetyki obiektu budowlanego oraz jego otoczenia. Ponadto kontrolą tą powinno być objęte również badanie instalacji elektrycznej i piorunochronnej w zakresie stanu sprawności połączeń, osprzętu, zabezpieczeń i środków ochrony od porażeń, rezystancji izolacji przewodów oraz rezystancji uziemień instalacji i aparatów.

W części tej, podobnie jak poprzednio, podaje się datę kontroli i numer protokołu oraz zakres zaleconych robót remontowych i datę ich wykonania.

VIII – Wykaz opracowań technicznych dotyczących obiektu. Część ta składa się z dwóch tablic. W pierwszej rejestruje się wszelkie opracowania techniczne, takie jak ekspertyzy i dokumentacja techniczna zamawiane w trakcie eksploatacji obiektu. W tablicy podaje się nazwę oraz przedmiot opracowania, datę zlecenia i datę odbioru. Ponadto zapisuje się datę wykonania robót, których potrzebę zalecono w opracowaniu. W tablicy 2. rejestruje się dane dotyczące każdego z opracowań umieszczonych w tablicy 1. Dla każdego tematu podaje się rodzaj opracowania i jego temat, określa powód zlecenia, autora opracowania oraz datę wykonania. Zapisuje się również sposób realizacji wniosków i zaleceń zawartych w opracowaniu (nie dotyczy dokumentacji technicznej).

IX 1 – wykaz protokołów odbioru robót remontowych w obiekcie. Rejestruje się nr pozwolenia na budowę (jeżeli dla danych robót jest wymagane), podstawę realizacji, podając pozycję z tablicy w części VIII dotyczącą dokumentacji technicznej, zakresu robót remontowych oraz datę i numer protokołu odbioru.

IX 2 – dane dotyczące dokumentacji technicznej. Do każdej pozycji z tablicy zawartej w części IX 1 rejestruje się informacje dotyczące dokumentacji technicznej. Zapisuje się rodzaj opracowania technicznego, jego tytuł, dane autora, datę odbioru opracowania oraz zakres robót do wykonania.

X – Wykaz protokołów awarii i katastrof obiektu. W tej części zapisuje się datę zdarzenia, datę i numer protokołu, zakres uszkodzeń, przyczyny awarii lub katastrofy oraz datę usunięcia uszkodzeń.

XI – Wykaz pozwoleń na zmianę sposobu użytkowania obiektu. W tej części zapisuje się numery i daty dokumentów związanych ze zmianą użytkowania obiektu . Należy do nich pozwolenie na zmianę sposobu użytkowania oraz opcjonalnie pozwolenie na budowę i protokół odbioru wprowadzonych zmian. Określa się ponadto sposób użytkowania przed i po zmianie oraz zakres wprowadzonych zmian.

Według szacunków Konfederacji Budownictwa Nieruchomości [4] w Polsce jest blisko milion obiektów, dla których przepisy nakazują prowadzenie książki. Z tej liczby tylko ok. 40% posiada taki dokument, ale tylko ok. 10%, czyli sto tysięcy, prowadzonych jest prawidłowo. Dzieje się tak z wielu przyczyn. Najistotniejsza jest ogólna tendencja do lekceważenia przepisów i brak kontroli ze strony organów nadzoru budowlanego. Innym powodem jest w wielu przypadkach brak kompetencji zarówno właścicieli, jak i zarządców budynków. Nie bez znaczenia jest także zbyt mała liczba licencjonowanych zarządców. Według szacunków Konfederacji Budownictwa Nieruchomości jest ich ok. 30 tysięcy. Inną przyczyną jest prowadzenie wielu prac remontowych bez stosownych dokumentów, często w tzw. szarej strefie. Takie prace oczywiście nie znajdują odzwierciedlenia w książce obiektu.

Wiele osób nie zdaje sobie sprawy z tego, że nieprowadzenie książki obiektu jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny.

W lipcu 2009 roku Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego przypomniał podległym sobie służbom terenowym o konieczności bezwzględnego egzekwowania obowiązków prowadzenia książek obiektów budowlanych przez ich właścicieli lub działających w ich imieniu zarządców.

Wracając do sprawy zwolnień właścicieli niektórych obiektów z obowiązku prowadzenia książki obiektu budowlanego, należy zastanowić się nad następującym problemem. Ustawa zwalnia m.in. właścicieli obiektów zaliczanych do budownictwa zagrodowego i letniskowego. Ponieważ w ustawie brak odpowiedniej definicji, powstaje pytanie, czy przechowalnia lub tuczarnia o wielkiej kubaturze, nasycona instalacjami i automatyką, także nie musi mieć książki obiektu budowlanego? Należy stwierdzić, że taka „taryfa ulgowa” dotycząca nie tylko sprawy książek obiektów, ale całego cyklu budowania i eksploatacji budynków jednorodzinnych oraz budynków rolniczych, przynosi negatywne skutki. Stan wielu obiektów w tych obszarach budownictwa urąga wszelkim zasadom bezpieczeństwa. Zła jakość materiałów użytych do budowy oraz niedbalstwo wykonawców i brak należytej konserwacji prowadzą do szybkiej dewastacji wielu tego typu budynków. W branży elektrycznej sytuację pogarsza ponadto wykonywanie instalacji elektrycznych systemem gospodarczym oraz brak jakiejkolwiek fachowej ich oceny po wykonaniu. Prowadzi to do zagrożeń porażeniem oraz możliwości powstania pożaru.